עלון קשב ADHD


ניהול זמן לאנשים עסוקים במיוחד

ניהול זמן לאנשים עסוקים במיוחד

עלון קשב ADHD

שלום רב ,
רובנו מתאמצים עכשיו לנהל שיגרת עבודה יעילה במקביל להעסקת הצאצאים אשר נמצאים בבית לאורך היום. בדיוק למצב זה מתאים הסיפור המשעשע הבא, שהוא, בעצם, שעור על ניהול זמן יעיל ב-7 שלבים.  

 

איך הצלחתי לטפל בילדיי,
לנהל את משק הבית
ולנהל את החברה במקביל?

אילן רני

לפני כשבועיים אשתי טסה לארצות הברית להשתלמות מקצועית.
נשארתי לבד עם 3 ילדים פעלתנים (8, 12, 16)
לפתע פתאום אני מוצא את עצמי מלהטט בין ניהול החברה, מענה ללקוחות, קביעת יעדים ומטרות לשנה הבאה, פגישות צוות, לבין הכנת ארוחות לילדים, בישול, כביסה, סידור וניקוי הבית, תכנון הסעות לחוגים, ועוד המון דברים שמעולם לא ממש הקדשתי להם תשומת לב רבה (אשתי אמונה על כך).

מצאתי את עצמי שואל את השאלה החשובה ביותר שצריך לשאול כל יום:
במה להשקיע קודם? מה חשוב יותר? ניהול העסק או ניהול הבית?
האם לענות על מיילים ב-12 בלילה כשהבית כבר שקט, ומה עושים עם לקוח שמתעקש להפגש דווקא בשעה שיש לילד חוג? איך קובעים סדר עדיפות נכון? מה קודם למה? איך מתגברים על עומס המשימות שיש לי ומצליחים לאזן בין הבית לעבודה? 


א. שלב ראשון- הגדרת גבולות גיזרה:
כבר בהתחלה הבנתי שאני צריך להגדיר לעצמי גבולות גזרה. כלומר: מה אני מוכן לעשות במהלך יום פעילות, ומה חורג מגבול הגזרה שלי.
הגדרתי לעצמי, שאני לא מוכן להגיע למצב של מענה על מיילים בלילות. ואני גם לא מוכן להגיע למצב של עייפות שתשפיע את התפקוד היום יומי שלי ועל ההתנהלות שלי מול הילדים.
לכן, גבולות הגזרה שלי צריכים להיות: שינה של לפחות 5 שעות בלילה (לי זה מספיק), ואני לא עובד בסופי שבוע, ומוכן להקדיש פעמיים בשבוע בלבד למענה על מיילים לאחר שהילדים הולכים לישון.

עכשיו, השאלה היא, כיצד ליישם זאת, לאור העובדה, שכמות המשימות והמטלות שלי שולשה (זוכרים? גם ניהול החברה וגם טיפול בילדים ובמשק הבית) 

ב. שלב שני - תיעדוף מטרות מובילות:
הכלל אומר, שאף פעם אי אפשר להשיג הכל, ותמיד כשאנחנו מבצעים פעילות או משימה, אנחנו באותו הזמן אומרים "לא" למשימה אחרת.
בכדי להצליח בתיעדוף המשימות, צריכים להגדיר מהן המטרות העיקריות שמעוניינים להשיג.
ראשית, אני צריך להחליט מה יותר חשוב לי להשיג מבחינת החיים שלי: עבודה, בית, השקעה בעצמי, בזוגיות, בילדים,
המטרות שלי השנה התמקדו בשלושה תחומים: החברה, הבית, והבריאות.
היה ברור לי שבמהלך השבועיים הקרובים, אני אצטרך להיות יותר בבית עם הילדים מאשר בעבודה. ולכן הגדרתי לעצמי לתקופה הזו זמן קבוע שאותו אני מקדיש לעבודה, תוך תכנון לו"ז נכון אל מול האילוצים בבית. 


ג. שלב שלישי - הגדרת יעדים כמותיים לכל מטרה:
היעדים חייבים להיות מדידים וכמותיים, אחרת לא נוכל לבדוק אם השגנו אותם.
לכן יש להגדיר תאריך קלנדרי מוגדר, למשל: סיום היעד ב- 30/11/09.
כאשר הייתי צריך להגדיר יעדים, היה לי ברור שהשבועיים שבהם אני מקדיש יותר לבית מאשר בדרך כלל, דורשים ממני הגדרת יעדים שונה מאשר בדרך כלל.
ולכן הגדרתי לעצמי יעדים נוספים:
בכל יום שבו אני לא מדריך, אני נמצא באחת וחצי בבית בכדי להכין ארוחת צהרים לילדים.
פעמים בשבוע בלבד אני עונה על מילים בלילה (זוכרים את הגדרת גבולות הגזרה שלי?!).
אני דואג להיות נוכח לפחות שלוש פעמים בשבוע לאחר שמחשיך בבית ולהכין ארוחות ערב.
אני מוודא שכל מטלה שהתחייבתי עליה מראש, תתבצע תוך יומיים מרגע ההתחיבות ללקוחות (לצורך כך חשוב היה לי לתאם ציפיות מול הלקוחות).
אני לא פוגע באיכות ההדרכות והשירות שניתנים ללקוחותיי, לצורך כך אבצע האצלת סמכויות מרובה יותר בתקופה הזו. 


ד. שלב רביעי - תכנון המשימות:
משימה היא כל פעולה שאני מבצע כדי להשיג את היעדים שלי.
כדי להצליח, צריך תכנון מוקדם!.כדי לבצע תכנון מוקדם, צריך לאסוף נתונים.
לכן ביקשתי לקבל את שעות הפעילות של הילדה הגדולה כשהיא בצופים, את מועדי החגים של הילדים. את שעות סיום הלימודים שלהם בכל יום, וגם האם יש להם מבחנים או מטלות מיוחדות במהלך השבועיים הללו שכדי שאעזור להם להתכונן אליהם.
לאחר שאספתי את הנתונים (ולמען האמת, הם לא היו כל כך מורכבים), שיבצתי אותם עם המשימות שיש לי בעבודה, וקבעתי מתי אני מבצע מה. זאת בהתאם לתעדוף של מה חשוב יותר ומה דחוף יותר. 


ה. שלב חמישי - תאום צפיות מול כולם.
ברור לי שלא אצליח לעשות הכל, ושיהיו משימות שיצטרכו להדחות.
הכלל הוא, שאם אנחנו מתאמים צפיות מול הגורמים שאמורים לקבל את התוצר של אותה משימה, ומגדירים יחד איתם למתי ניתן לדחות את המשימה, בתשעים אחוז מהמקרים ניתן לדחות את המשימות (הכל תלוי בתאום הצפיות שלנו מול הלקוח/ספק/בוס).
אז התחלתי לתאם ציפיות, ולהגדיר מה אני יכול לעשות ומה דורש דחיה.
אגב- גם מול הילדים תאמתי צפיות, מה נוכל לעשות ביחד ועל מה צריך לוותר. 


ו. שלב שישי - האצלת סמכויות
אין סיכוי לבצע הכל לבד!
חייבים להעזר באחרים. ולכן בדקתי מה אני יכול להאציל לאחרים.
חלק מהמשימות הצלחתי להאציל לקולגות או עובדים, וחלק נשארו תחת אחריותי.
אגב- האצלת הסמכויות שאני הכי גאה בה, היא למצוא עוזרת בית שתסייע לי בנקיון וסידור הבית (זו אולי המשימה הכי קשה בשבילי).

עכשיו, כל מה שנותר הוא לצאת לחיים האמיתים ולהתחיל לבצע...

ז. שלב שביעי - התמודדות עם בלת"מים
ואז נכנסים הבלת"מים, אירועים בלתי צפויים וכמובן לא מתוכננים.
מתקשרים אלי מבית הספר: "הילד שלך לא מרגיש טוב, תבוא לקחת אותו"
או, לילה לפני הדרכה חשובה, כשחשוב לי לצבור שעות שינה, דווקא אז הילד מחליט להעלות חום, להקיא ולחפש את אימא שלו (למה תמיד הם מחפשים את אימא, אנחנו הגברים לא מספיק טובים להם???).
אני שואל את עצמי: מה עושים? איך מתנהלים מול אירוע בלתי צפוי שמשנה את כל התכנית לאותו היום? התשובה די פשוטה, אבל רבים מפספסים אותה.
קודם כל מבינים שזו המציאות ואין אפשרות לשנות אותה.
זו תובנה פשוטה מאוד, אבל נראה אתכם מתמודדים איתה בארבע בבוקר כשאתם מטפלים בילד שלכם, ובעוד שעתיים אתם חייבים לצאת להדרכה בדרום הארץ ואין מי שיחליף אתכם!
הטיפ הוא, שברגע שאנחנו מבינים שזו המציאות, אין מה להתעצבן ולהתרגז. ואז, אנחנו יכולים לחשוב על פתרונות בצורה רגועה וממוקדת.
בכל הפעמים שנתקלתי בבלת"מים בשבועיים האחרונים (והיו הרבה כאלו), תמיד זכרתי שזו המציאות, ותמיד הצלחתי למצוא פתרונות ריאלים. אבל אם הייתי מתעצבן ומתרגז, לא הייתי מצילח להגיע לפתרונות טובים 


לסיכום:
אני שמח שיצא לי לבדוק שוב את התובנות הללו ולוודא שאכן הן עובדות!
ועצה קטנה לנשים:
צאו לחופשה, זה מגיע לכן. אנחנו הגברים כבר נדע איך להתמודד עם המציאות החדשה ולנהל גם את הבית וגם את העבודה. רק שתחזרו בשלום.

אילן רני, מנכ'ל רניהול 04-6306444

הופכים עובדים טובים למנהלים מצטיינים
http://www.renihul.co.il

בברכה, 

זיוה דינה - קשב ADHD
ייעוץ להפרעת קשב,
דיוורי טיפול, חינוך ואימון
לקהלי יעד גדולים במיוחד
 
adhdindex.co.il 

 



ה​​רשם לעלון כדי לקבל עדכונים על הטיפול ​בהפרעת קשב ADHD:

עלון קשב ADHD למשפחה

עלון קשב ADHD למבוגרים

הרשם ל"קשבים" כדי לקבל עדכונים לאנשי טיפול, חינוך ואימון:

״קשבים״ להתפתחות מקצועית


04.02.2016